SÅindex 4.0 en översikt

Kostnadsutvecklingen inom åkeriverksamhet mäts av SCB och TFK. Det är SCB som mäter kostnader för ”vanliga” lastbilstransporter medan TFK mäter utvecklingen för bl a maskiner.

Mätningarnas resultat är indextal. Ett indextal är ett tal som visar en relation. Basen är talet 100 som motsvarar den kostnad som gällde när mätningarna startat. Varje månad görs nya mätningar och dessa leder till nya indextal. Visar det sig att kostnadens som uppmäts är 10% högre än vid starten så blir det nya indextalet 110.

Index används i åkerisammanhang i stor utsträckning för att reglera prisöverenskommelser. Syftet är inte att göra överenskommelser om nya affärer. Sådant sker på en öppen marknad genom att köpare och säljare fritt väljer bland flera tänkbara motparter som man kan göra affärer med. Indexregleringens syfte är istället att möjliggöra att när köpare och säljare väl funnit varandra så skall överenskommelse om transporter kunna avse en längre tid.

Tanken är att om köpare och säljare inte har regler för hur priser förändras vid kostnadsförändringar så skulle man inte lika enkelt kunna ingå långsiktiga avtal. Detta skulle försvåra utvecklingen. Långa avtal antas underlätta nyinvestering och utveckling och är därför gynnsamt på många plan.

 

 

SÅindex är ett hjälpmedel för framförallt köpare och säljare av lastbilstransporter att hantera prisöverenskommelser där indexreglering ingår.

SÅindex är ett programtillägg till Microsoft Excel. I Excel skapas en meny från vilken indextal presenteras.

SNABBSTART I ATT ANVÄNDA SÅ INDEX 4.0

När SÅindex installeras skapas en helt ny meny i Microsoft Excel som heter SÅindex4. Det är genom denna meny ni når programmet. Om ni har programmet SÅcalc Ex4 så skapas SÅindex som en menyrad i SÅcalcs meny.

 

Menyer i SÅindex 4.0

Bilden till höger visar de menyrader som skapas i menyn SÅindex.

De första fem raderna ger tillgång till index för kostnadsutvecklingen ordnat efter fem olika grupperingar. Gruppen övriga indexserier innehåller bl a Renhållning och vissa av byggbranschens indexserier ”E84”.

 

 

Lastbilar

SCB mäter sedan 1992 kostnadsutvecklingen för nio olika typer av kostnader vid lastbilstransporter. Vi kallar det för kostnadsslag. Mätningarna startade 1992.

För att bedöma kostnadsutvecklingen för en transport används sammanvägda index. Det finns tio olika sammanvägda index som började publiceras 1992. De kallas T92 Typfordonserier. Exempel på typfordon är Långväga styckegods. Ett typfordon är inte någon egen mätning utan en sammanvägning utifrån bestämda proportioner som bestämts när indexserierna skapades 1992.

Från och med januari 2008 finns en ny typ av sammanvägning av kostnadsslag. De kallas för typtransporter. Valet av namn är gjort för att markera att det är viktigare hur transporten utförs vad avser snitthastighet, lastningstid mm än vilken exakt typ av fordonskonstruktion som används. Detta har att göra med att lön och drivmedel 2008 spelar en betydligt större roll än 1992 när T92-serierna skapades. Då var fordonets fasta kostnader proportionellt sett viktigare än 2008.

Typtransportserierna kallas T08. Under 2008 och 2009 kommer serierna T92 och T08 att publiceras parallellt. Därefter har Sveriges Åkeriföretag som betalar merparten av SCBs uppdrag förvarnat om att T92 serierna skall upphöra att publiceras.

I menyraden Lastbilar finns en undermeny med fyra rader.

Menyraden Kostnadsslag visar ett formulär där SCBs indextal för lastbilars nio olika kostnadslag presenteras. Det sker i två bladflikar där en ger en översikt över alla kostnadsslag och den andra ger tillgång till alla indextal för ett kostnadsslag åt gången. Alternativt kan ett kostnadsslags förändring visas där en vald månad sätts till noll.

Menyraden Kostnadsslag och formulär som visar en översikt över lastbilars nio olika kostnadsslag under sex olika månader.

 

 

 

 

 

Menyraden Kostnadsslag och bladfliken Detaljer ett kostnadsslag.
Här visas ett kostnadsslag åt gången. Med alternativknappar styrs om det är indextal som visas eller om det är förändring i procent relativt den första månad som användaren väljer.

 

 

 

 

 

Typfordon Totalt – den mest använda menyraden.

Om ni vill se hur kostnaderna förändrats för en sammanvägd indexserier (T92 eller T08) använder ni menyraden Typfordon Totalt. Ett formulär visas där ni kan välja mellan tre olika grupper och i varje grupp sedan enskilda sammanvägda serier.

De grupper som finns är Lastbilsserierna T92 och T08 samt serier baserade på TFKs och SCBs mätningar som avser bärgningsbilar och maskintrailer.

I överdelen visas indextal för dels en basmånad och dels en avläsningsmånad. Här beräknas även skillnaden i procent.

Ett typfordons kostnader består av flera olika kostnadsslag. I dialogens nedre del specificeras de olika kostnadsslagen så ni kan se hur mycket olika kostnader ökat eller minskat och hur stor andel av typfordonets index som respektive kostnadsslag motsvarar.

Längst till höger finns två kolumner som visar procentuell förändring. Den första av dessa visar hur många procent som den aktuella radens indextal har förändrats. Den andra raden visar hur stor denna förändring är jämfört med vad hela typfordonet kostade vid basmånaden. Ett exempel får förklara:

Ett typfordons index visar på en förändring på totalt 5%. Ett av de kostnadsslag som ingår är diesel och här har diesel ökat från 200 till 204, alltså har diesel ökat 2%. Av allt som ingår i det aktuella typfordonet så var diesel vid basdatum 20%. Det som var 20% vid basdatum har stigit 4% vilket innebär att helheten påverkats med 20% av 4%=0,8%. I dialogrutan visas i den vänstra kolumnen hur mycket kostnadsslaget har ökat och i den högra (sista) kolumnen vad denna ökning innebär i procent på hela typfordonet vid basdatum. Ni kan också notera att när de röda rutorna vid kostnadsslagen summeras så ger de samma svar som typfordonets förändring (såvida inte avrundningen ger en skillnad).

Ni kan ange ett belopp i den vita rutan i nedre vänstra hörnet varvid ett nytt belopp anges i den gröna rutan. Beloppet motsvarar då prisökning enligt typfordonsindex inkl drivmedel.

I nedre delen mellan två orange linjer visas en rad där typfodonets indextal visas exklusive diesel. Här finns även en knapp som ger tillgång till en förklaring som framförallt belyser hur radens två sista uppgifter skall hanteras. Det är rutorna om förändring och påverkan på totalindex. Förklaringen framgår av bilden nedan.

Typtransporter T08 uppdelat på mil och övrigt

De sammanvägda serierna i gruppen Typtransporter T08 kan beräknas i två delar. En del med kostnader som ökar och minskar relativt sträcka och en andra del med alla andra kostnader. Givetvis är uppdelningen en ungefärlig uppdelning. Exempelvis kanske inte alla reparationskostnader enbart påverkas av sträcka.I stora drag är det dock en rimligt korrekt uppdelning där kostnadsslagen Däck, reparationer och diesel alltid anses vara helt relativa till sträcka. Kostnadsslaget avskrivningar är för vissa typtransporter till 50% ansedda som rörliga. Det är de transportslag som normalt har långa körsträckor:

·         Långväga distribution

·         Partigods

·         Dragbilstransport

·         Tank o bulktransport

·         Skogsråvara

För andra typtransportserier än de ovan uppräknade anses avskrivningar inte till någon del vara relativa till sträckan.

Formuläret som visas med menyraden för Lastbilar – Typtransport Mil och övrigt har stora likheter med formuläret för Typfordon Totalt. Inställningar av år och månad liksom nederst uppgifter om typtransportens totala index.

De speciella är att typtransporten är uppdelad i avsnitt. Bilden ovan visar en typtransport där basmånaden är seriens startmånad, jan 2008. Följaktligen är också det totala indextalet 100. I avsnittet milrelaterade kostnadsslag framgår att av det totala indextalet på 100 så var 35,6 sådant som hade med sträckan att göra och resterande 64,4 var sådant som hänförs till avsnittet övriga kostnadsslag. Motsvarande uppgifter finns för avläsningsmånaden och genom att ta uppgifterna för avläsningsmånaden i relation till vad det var vid basmånaden så visas förändring i ljusröda rutor. Längst till höger visas hur varje kostnadsslags förändring påverkat det totala indextalens förändring.

Taxi och budbilar

Taxi och budbilar är en menyrad som visar ett formulär där de av TFK beräknade sammanvägda indexserierna för budbil och taxi presenteras. Formuläret fungerar i princip lika med formuläret för Lastbilar – Typtransport Totalt.

 

Maskiner

Menyraden Maskiner visar ett formulär med tre bladflikar där TFKs mätningar av kostnader för maskiner presenteras. Kostnadslagen vägs samman till särskilda Maskinindexserier där kostnadsslaget Lön (personal) INTE ingår. Skälet är givetvis svårigheter att hitta ett rättvisande sammanvägt index när andelen lön kan variera väldigt mycket.

För att underlätta för användare att själva väga samman lön och maskinindex så finns en särskild bladflik där maskinindexserier kan vägas samman med lönekostnadsindex.

Liksom för lastbilar är det vanligt att ersättning för ändrade dieselkostnader regleras separat. Parterna kan därför behöva veta vad maskinkostnadsindex blir om diesel inte räknas med. Det finns därför en bladflik där denna beräkning görs.

 

Entreprenad

Indexserier i gruppen Entreprenad visas i ett enkelt formulär. Entreprenadserierna vägs samman av flera olika index, såväl rena kostnadsslag som typfordon och andra indexserier.

 

Andra indexserier

Menyraden andra indexserier visar ett formulär med bl a indexserierna för renhållning och vissa av byggbranschens indexserier E84. Här visas även KPI, Konsumentprisindex.

Skapa serier

Med menyraden Indexserier leds ni genom en serie dialoger där ni kan välja vilken eller vilka serier ni vill studera. I en dialog anger ni vilka serier ni vill se. I en annan dialogruta anger ni mellan vilka månader ni vill se utvecklingen. För de flesta serier gäller att serierna kan starta jan 1995. För några serier, ex bärgningsbilar gäller jan 2001.

De serier ni valt kan ni se dels som fasta indextal och dels som relativ förändring där starttidpunkten sätts till noll. Serierna skrivs in på ett Excelblad. När serierna skapats kan ni även få ett diagram. Inställningarna för diagrammet sker i en separat dialogruta.

Mallar

En god regel är att göra rätt från början. I SÅindex 3.0 finns mallar för att följa upp en prisöverenskommelse. Tanken är att köpare och säljare gör upp om ett pris och redan då fyller i en mall där det anges hur priset skall kopplas till index. Mallen används sedan för att avläsa pris vid prisrevideringstillfällen.

Ni öppnar tomma mallar från en särskild menyrad i SÅindex meny.

Det finns flera svårigheter i hur pris kopplas till kostnadsutvecklingen. Ett är att priset bör kopplas till en eller flera serier som gör att de faktiska kostnaderna har ungefär samma utveckling som den eller de indexserier som avläses. Framförallt när priset kopplas till flera indexserier kan mallarna vara till hjälp för att dels dokumentera vad man kommit överens om och dels snabbt räkna fram nya priser.

Med programmet finns tre mallar som enbart något förändrade funnits med i tidigare versioner av SÅindex. Till detta har lagts två nya mallar vilka beskrivs i följande stycken..

 

Basmall

Arbetsboken Basmall Index.xls är som namnet antyder användbar i de flesta sammanhang när pris kopplas till index. Mallen innehåller flera blad med uppgifter men skall ändå uppfattas som mycket enkel att använda.. Första bladet är utformat som en överenskommelse om själva uppgörelsen där parterna definierar vad som är basmånad, avläsningsmånad, prisrevideringsdatum m m.

På varje blad finns anvisningar om hur mallen skall användas. Ett separat blad innehåller även definitioner av begrepp som används.

När det är dags för prisrevidering finns två blad i basmallen som talar om det nya priset. Ett blad skapar en lista med viktig information, ex prisrevideringsdatum, avläsningsmånad och nytt pris.

På bladet Detaljberäkning visas en detaljerad beräkning av hur ett nytt pris beräknats.

Olika pris mil och timmar

Med sin grund i indexering av priser mellan ICA och en rad åkerier har en särskild mall tagits fram som kan reglera prisöverenskommelser där parterna vill att ersättningen skall täcka ett bestämt årligt belopp (för bilens fasta kostnader), en rörlig ersättning per mil och en tidrelaterad ersättning för personal. Priset skall då inte bara påverkas av kostnadsutvecklingen utan även av ändrad omfattning i verksamheten.

I arbetsboken finns en skriven anvisning om hur mallen används.

 

 

Uppdatering

SÅindex innehåller en databas från vilken Excel hämtar uppgifter. Nya indextal fastställs varje månad och dessa måste därför läggas till i SÅindex databas.

För att kunna uppdatera måste ni ha en uppdateringsfil. Det görs en ny fil varje månad utom i juli. Uppgifter för juli fastställs samtidigt med uppgifterna för augusti.

Uppdateringsfilen kan laddas ner från SÅindex webbplats, www.akeriekonomi.se.

Utseendet på uppdateringsfilen kan variera men den innehåller en förklarande text till hur ni gör för att uppdatera. Det sker genom att ni öppnar uppdateringsfilen i Excel och därefter klickar på SÅindex menyrad Uppdatering. Ett meddelande visas när uppdateringen är klar. Det går väldigt snabbt.

Varje fil ni får innehåller dels en ny månad men också ytterligare några perioder bakåt. Detta för att allt skall fungera även om ni missar en uppdatering någon månad.

 

Prenumeration

För att kunna uppdatera krävs att användaren har en prenumeration på SÅindex. Det finns en särskild webbsida för att beställa prenumeration på SÅindex 4.0 månadsuppdateringar. Klicka här för att komma till beställningssidan.

När ni förnyar en prenumeration får ni en särskild prenumerationskod som ni matar in i SÅindex databas.

RÄTTELSER

Ibland blir det fel hur man än gör. Vissa index kan ändras i efterhand. Det kan t ex gälla retroaktiva löner. I programmets databas finns bara en uppgift för varje indexserie och månad. Det betyder att när ett indextal ändras så skrivs det tidigare felaktiga talet över. Om ni då redan använt det felaktiga indextalet kan det leda till problem. Med varje uppdatering kommer information om indexserier som ändrats den senaste tiden vilket kan vara en viktig påminnelse.

DEFINITIONER

Koppla pris till index borde vara lätt om det nu inte vore för att parterna menar olika saker. Det finns några oklarheter som förekommer ofta.

• Vilken månad skall index avläsas i förhållande till när nytt pris skall börja gälla ifrån?

• Hur gör man med ”totalpriset” om åkaren löpande får kompensation för drivmedelsprisändringar varje månad?

• Om det finns ersättning för både mil och timförbrukning vid en transport hur skall då index hanteras?

En god regel är att använda mallarna i SÅindex. Dessutom finns numera framtaget särskilda definitioner av viktiga begrepp som kan (och bör) användas. Det gäller ord som basmånad, avläsningsmånad och prisrevideringsdatum. Ett ex av definitionerna finns som bilaga. Ni kan också hitta definitionerna på ett eget blad i Index basmall.

AVRUNDNINGAR

Avrundnings differenser kan verka vara ett bagatellartat problem. Indextal anges normalt med en decimal vilket gäller som huvudregel i SÅindex. När indextal används har hittills inte funnits någon särskild regel utan i princip räknar man talen med så exakt precision som möjligt. När då skillnaden mellan två perioders index skall multipliceras med en andel för en serie får man flera operationer och frågan är när man skall avrunda. Ett exempel, om vi avrundar 0,6*0,6 till en decimal blir det 0,4. Om vi sedan vill veta vad 60% av detta blir så är svaret 0,24. Tar vi istället talen i en följd utan avrundning, 0,6*0,6*0,6 så är svaret 0,216.

Som tur är blir differenser nästan alltid som mest en hundradels procent, 0,01%. Rent praktiskt bör det därför sakna betydelse. Det kan dock verka lite konfunderande när tal beräknade med gamla SÅindex inte är exakt samma som uträkningar med nya SÅindex 3.0. Oftast är skälet att SÅindex 3.0 avrundar först vid slutsumman.