Arbetet med kalkyler och annan ekonomisk information går i steg. Grunden är att bestämma vad olika saker kostar. Det görs i fordonskalkyl och de olika personalkalkylerna (månadslön, ob, övertid etc). Fungerar det rätt kan åkeriet göra dessa beräkningar enbart en gång per år. Man bestämmer exempelvis att en viss biltyp kostar 65 kr per mil i rörliga kostnader och har en fast årskostnad på 312 000 kr. På samma sätt kan normalarbetstimman bestämmas till 206 kr etc.

Ett bra grundarbete en gång om året gör att man vet vad olika delar kostar. För att bedöma de affärer man gör måste man sammanställa vad man gör åt (förbrukar) i respektive affär.

Sammanställningarna kan avse alla möjliga situationer. Vanligast är förmodligen att man inför en affär skall bestämma vilket pris som skall offereras och att man därför gör en beräkning av kostnader och jämför med det pris man tror sig kunna få.

I SÅcalc finns flera typer av sammandrag. Här finns exempelvis en lista med försäljning och förbrukning. Den är förhållandevis enkel att förstå.