SÅcalcs används framförallt för att beräkna kostnader vid lastbilstransporter. Effektivt arbete innebär att kostnader för olika delar bestäms exempelvis en gång om året.

• Vad är de rörliga milkostnaderna? De kostnader som ökar om körsträckan ökar. Det är exempelvis drivmedel, däck och reparationer.

• Vad är fordonets fasta kostnader? Den typ av kostnad som i huvudsak är oförändrad även om fordonet kör något fler eller färre mil. Här finns ränta, fordonsskatt och fordonsförsäkringar.

• Vad kostar personalen? Här finns flera delposter. Den viktigaste är vad en normalarbetstimma kostar.

Syftet med den ekonomiska uppföljningen varierar men ofta vill företaget veta lönsamheten för olika verksamheter (enskilda uppdrag) som bedrivs. Metoden är enkel när grundjobbet är gjort, dvs företaget vet vad olika saker kostar.

SÅcalcs viktigaste uppgift är att sammanställa kostnader i olika transportuppgifter

Ekonomisk information behövs om varje del av åkeriets verksamhet. Det går att räkna på allt. Vad är våra kostnader för förra veckans transporter av flis mellan A och B? Vad ger två veckors linjetrafik åt speditör B? Är det lönsamt att ta ett lass mellan X och Y till priset 8000 kr?

Ju mer information ni har desto mer användbar blir informationen. Det gäller att veta vad som är bra och vad som är mindre bra så att företaget kan styras bort från det mindre bra och mot mer av det som är bra.

Tekniken med att bestämma en summa för en grupp kostnader som uppför sig på ett likartat sätt är "standard" i kalkylarbete. Det krävs ett vettigt arbetssätt av flera skäl. Det får inte ta för lång tid och det är viktigt att de uppgifter som tas fram grundar sig på ett likartat tillvägagångssätt. Om inte kan informationen bli missvisande.

Arbetsgång 

Grundarbetet består i att, vanligtvis, en gång per år bestämma vad olika fordonstyper kostar och vad en normalarbetstimma kostar. För att komma fram till detta används i SÅcalc särskilda mallar. I de flesta fall går det att börja med en redan ifylld exempelkalkyl. Det finns exempelkalkyler för de flesta vanliga fordonstyperna.

Genom att gå igenom exemplen och ändra uppgifter så de stämmer med de egna förhållandena så kan användaren rätt snabbt komma fram till vad en lastbil kostar.

När SÅcalc aktiverats i användarens Excel så skapas en meny. Via menyraderna startar användaren de olika beräkningsmallarna.

Exempelkalkyler finns för drygt tio fordonstyper. Genom att öppna ett exempel och ändra i uppgifterna är det enkelt att komma igång.
Det finns även exempelkalkyler för olika typer av personalkostnad, exempelvis månadslön, OB, Övertid och utlandslön.

Sammandragen är den viktigaste delen av arbetet. På sammandrag görs en beräkning av kostnader för en transportuppgift. Den kan avse en enda tur eller flera turer. Den kan avse ett upplägg där flera fordon ingår. Kort sagt går det att lägga ihop på väldigt många olika sätt. Målet är detsamma. Det gäller att veta vad en verksamhet har för kostnader och sedan jämföra med intäkterna.

Det finns flera olika typer av sammandrag. En del, som det till höger, är lämpliga i många olika situationer och är helt enkelt summeringar av olika kostnader som finns för att få en viss intäkt.
Andra sammandrag är mer inriktide mot att visa genomsnittliga kostnader efter typ och andra är avsedda för efterkalkylering.